Cuando se inicia ha llevar  contabilidad, uno de los fundamentos primordiales es: crear un plan de cuentas  acorde al formulario del SRI (Servicio de Rentas Internas), y archivar ordenadamente los documentos.

¿Qué se archiva?

Se debe organizar en una carpeta folder y con nombres visibles todos los documentos recibidos y enviados según su característica.

• Las facturas de compras a contado, clasificado por proveedores.
• Las facturas de compras a crédito, clasificado por proveedores (cuentas por pagar)
• Las facturas de ventas a contado, clasificado por clientes
• Las facturas de ventas a crédito, clasificado por clientes (cuentas por cobrar)
• Los comprobantes de pago con cheque (cuando se paga con cheque)
• Los comprobantes de transferencias  (cuando se  paga por internet)
• Las facturas de gastos
• Los comprobantes de pago
• Los comprobantes de cobro (con su respectivo deposito)
• Conciliación bancaria
• Impuestos
• Rol de pagos
• Listado de inventarios
• Listado de activos fijos
• Oficios recibidos
• Oficios enviados

Estos documentos deber estar ordenado por fechas y fácil de entender.