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El Arqueo de Caja

Es la verificación espontánea de los dineros recibidos por el cajero, es un examen especial que se hace con el fin de:

*Verificar la idoneidad de los registros contables.

*Constatar que los valores monetarios físicos en poder del encargado de la caja estén en la cantidad exacta.

 

Este examen puede ser realizado íntegramente para Caja y Caja Chica; sin embargo, se puede particularizar el arqueo para cada rubro.

Para poder efectuar el arqueo, se deben observar las normas y procedimientos utilizados en prácticas de auditoría y, por tanto, será realizado por un funcionario contable o por otro con suficiente conocimiento de la materia.

Cualquier diferencia encontrada en este examen deberá ser justificada o cubierta de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y civiles.

Las condiciones para que este examen de arqueo de caja sea idóneo son:

• Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso.
• El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral.
• El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia.
• El delegado debe tener los documentos técnicos para practicar el arqueo (acta, formato y soporte).

Procedimiento para efectuar el arqueo de Caja.

1. Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo.
2. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditoría.
3. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques.
4. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorización y el valor correspondiente.
5. Realizar una suma total de estos valores (efectivo y comprobantes)
6. Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese.
7. Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas. Ésta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios.

El acta deberá tener al menos los siguientes datos:

• Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo.
• Determinación del alcance del examen.
• Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados.
• Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese.
• Declaración de conformidad y firmas de legalización y de testigo.

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